——淺談加強企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)

摘　要：檔案是企業(yè)的家底，是企業(yè)成長的見證，是企業(yè)歷史的留存，更是企業(yè)存續(xù)的紐帶。概括而言，檔案是企業(yè)的“生命線”。在當(dāng)今信息時代，檔案的傳統(tǒng)管理模式，已無法適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作的需要；實施檔案信息數(shù)字化管理，不僅是企業(yè)發(fā)展的客觀要求，同時也是貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀的具體體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案　數(shù)字信息化　企業(yè)發(fā)展　資源管理

1　企業(yè)檔案信息化建沒可以仃力推動氽業(yè)健康發(fā)展

檔案信息化是指在檔案行政管理部門規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用的活動和過程。

一位著名的經(jīng)濟學(xué)家，在總結(jié)社會發(fā)展3個階段時指出，“經(jīng)濟：從農(nóng)業(yè)化到工業(yè)化，再到信息化……”信息，已成為當(dāng)今社會發(fā)展的必備條件。檔案作為信息的一種載體形式，它記錄和反映了社會發(fā)展的全過程，對社會發(fā)展有著不可替代的借鑒作用。隨著人們對檔案信息重要性的認識和依賴，檔案信息的手工檢索，已無法滿足現(xiàn)時需求，改變其管理模式，已成為檔案工作之重。在此，以燃氣行業(yè)為背景，就卡當(dāng)案信息化建設(shè)，談點粗淺認識。

1．1　檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的見證、發(fā)展方向的指引

在認真貫徹科學(xué)發(fā)展觀的今天，重視企業(yè)檔案、充分發(fā)揮企業(yè)檔案的信息資源作用，無論是對研究企業(yè)的過去，正視目前的現(xiàn)狀，還是科學(xué)決策企業(yè)的未來發(fā)展，都有著重要的意義。

檔案是企業(yè)的家底，是企業(yè)成長的見證，是企業(yè)歷史的留存，更是企業(yè)存續(xù)的紐帶。概括而言，檔案是企業(yè)的“生命線”。充分利用和發(fā)揮這些檔案資源作用，不僅是對企業(yè)歷史的尊重，更是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。為此，提高檔案管理水平和工作效率，檔案信息化建設(shè)是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是一項技術(shù)性、安全性、實用性極強的科學(xué)性手段。不僅能夠使企業(yè)在努力服務(wù)于社會的同時，不斷創(chuàng)造自身價值，從而實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益這兩個目標(biāo)。

1．1．1利用人事檔案，發(fā)掘人力資源

未來企業(yè)發(fā)展的一個重要因素就是人才，人事檔案，記錄著員工的年齡、學(xué)歷、資歷、專長、業(yè)績、身體健康狀況等各項內(nèi)容，反映了員工過去和現(xiàn)在的諸多信息，是領(lǐng)導(dǎo)使用和發(fā)揮個人潛能的依據(jù)和參考。無論什么單位、什么樣的管理，人是起決定因素的。要知人善任必須了解人的基本信息，所以說，人事檔案信息是企業(yè)信息管理的重要組成部分。

1．1．2利用工程技術(shù)檔案，為企業(yè)安全運營管理服務(wù)

以燃氣為例：城市的發(fā)展到處留下了燃氣人的足跡，縱橫交錯的燃氣網(wǎng)絡(luò)，造福于全市人民，服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)。隨著現(xiàn)代化大城市建設(shè)的發(fā)展，燃氣企業(yè)將有更大的發(fā)展空間。然而，隨著時間的推移，前期建成的管網(wǎng)會逐漸老化，更新設(shè)備和維修改造將是一個突出的問題，安全運營的矛盾將越來越突顯，其它地市發(fā)生的重大事故就是一個強烈的警示。由于前期的工程及人員會逐漸老化和退休，后任者又不熟悉情況，這就必須利用檔案資源，運用現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段，適時掌握各個時期燃氣工程設(shè)施的建設(shè)情況及使用年限，做到居安思危，提前查修，將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。唯有如此，才能確保企業(yè)既快速發(fā)展，義不留隱患，使企業(yè)走出一條健康的可持續(xù)發(fā)展的道路。

事例：某小區(qū)的一幢高層住宅樓內(nèi)，發(fā)生漏氣現(xiàn)象。燃氣維修人員接到通知后，立即來到現(xiàn)場檢測。經(jīng)查找，發(fā)現(xiàn)位于十樓處燃氣補償器出現(xiàn)裂紋，導(dǎo)致燃氣滲漏外泄。該小區(qū)住宅樓建成使用年限不長、且補償器是鋼制材料，怎么會出現(xiàn)漏氣情況呢?燃氣工作人員迅速來到檔案部門，查找該項工程竣工驗收檔案。通過對實施數(shù)字化管理后檔案信息的快速調(diào)閱，很快從歸檔產(chǎn)品合格證等相關(guān)資料中，杏明結(jié)果，使造成漏氣原因迅速得到定性和確認，避免了工作上的被動，讓用戶及時得到合理滿意的答復(fù)，從而極大提高了公司經(jīng)濟效益和燃氣安全服務(wù)質(zhì)量。

1．1．3利用檔案綜合分析，增強決策的科學(xué)性

隨著城市規(guī)劃和建設(shè)的大發(fā)展，企業(yè)更離不開科學(xué)的決策，而科學(xué)的決策又建立在對歷史的總結(jié)上。要利用檔案資源來進行綜合分析，吸取成功做法，避免造成失誤，讓未來的決策更具科學(xué)性、經(jīng)濟性、合理性，使企業(yè)的各項工作能夠更加協(xié)調(diào)的發(fā)展，更是需要檔案的現(xiàn)代化管理手段。

1．2　檔案信息數(shù)字化建設(shè)的必要性和必然性

企業(yè)要促進發(fā)展，實施快捷、有效的管理，需要及時掌握大量的、準(zhǔn)確的信息。有了這些信息，才便于正確決策，制訂計劃、規(guī)劃。在現(xiàn)代社會科技發(fā)展中，誰掌握了先進信息并及時準(zhǔn)確使用，誰就能贏得主動。從一定意義上講，把最先進的信息正確地運用到管理，是企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的必要條件。套句時髦的話來說，信息是企業(yè)賴以生存與發(fā)展的命脈。檔案的傳統(tǒng)管理模式，已無法適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作的需要；實施檔案信息數(shù)字化管理，不僅是企業(yè)發(fā)展的客觀要求，同時也是貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀的具體體現(xiàn)，更是為檔案管理的發(fā)展提供了極好平臺。檔案信息數(shù)字化建設(shè)，是檔案管理工作的方向，是檔案信息資源開發(fā)利用的最快捷之路。它不僅需要財力支持、技術(shù)支持，更有待領(lǐng)導(dǎo)與管理者認識水平的提高。使企業(yè)的檔案管理更具科學(xué)性，最大限度和及時地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

2　基礎(chǔ)管理是加強企業(yè)檔案信息化建沒的有力保障

2．1　重視基礎(chǔ)設(shè)施，配置先進的檔案管理設(shè)備

工欲善其事必先利其器?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是安全有效管理檔案和精確的進行檔案數(shù)字化加工的基本保障。如，計算機、打印機、掃描儀、復(fù)印機、縫紉機等設(shè)備的配置，檔案庫房是否達到“八防”要求等等，從基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備上保障檔案的管理與安全。

2．2　健全各項制度，保證檔案管理有規(guī)可循

企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在強化制度、規(guī)范管理中，應(yīng)把檔案工作制度作為重要內(nèi)容之一，及時制訂和完善檔案管理有關(guān)制度。使修訂后的檔案工作制度，能夠更進一步地貼近檔案工作實際，從而做到“有規(guī)可循，有章可依，分工負責(zé)，職責(zé)明確”。

2．3　加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員綜合素質(zhì)

企業(yè)內(nèi)部基層工作人員是檔案管理和梢案信息數(shù)字化的直接參與者，為全面提升檔案業(yè)務(wù)水平和管理能力，企業(yè)應(yīng)專門組織專兼職檔案人員和分管領(lǐng)導(dǎo)參加檔案知識培訓(xùn)，增強人員素養(yǎng)，強化學(xué)習(xí)意識，提高管理水平和辦事效率。同時，可以采取套、看、問等方式，對所屬基層單位檔案工作存在問題，作針對性的指導(dǎo)，為檔案信息數(shù)字化管理培養(yǎng)合格的檔案管理人員。

2．4　引入先進理念，為檔案信息數(shù)字化建設(shè)立項

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以面向未來的思維模式對待檔案工作，適時制汀檔案信息數(shù)字化建設(shè)方案，并針對方案的可行性、安全性組織考察、研究和論證。為確保工程質(zhì)量，項目確立后，組織實施項目招投標(biāo)，優(yōu)選加工單位，同時，做好資金保障工作。

3　優(yōu)化資源，是確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本保障

3．1　集思廣益，強化各類文件材料及時歸檔工作

為保證數(shù)字化管理后，檔案信息的齊全、完整、準(zhǔn)確，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)重視歸檔義件的齊全、完整程度，須在企業(yè)內(nèi)部做好全面清理與集中收集工作，為實行數(shù)字化加工提供信息源保障。

3．2　統(tǒng)籌規(guī)劃，實現(xiàn)檔案實體集中統(tǒng)一管理

以“資源整合、集中管理”為原則，快速實現(xiàn)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，這既節(jié)約人力和物力，更有利于開發(fā)利用，是檔案從原始管理模式，邁入數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)管理的一項重要舉措。

3．3　結(jié)合實際，完善檔案分類方案

以國家與行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)為框架，結(jié)合本企業(yè)檔案形成的特點和規(guī)律，從符合數(shù)字化管理的實際需要出發(fā)，進行合理有序的分級分類，實現(xiàn)檔案管理相對集中，使查找更加快捷、準(zhǔn)確。完善后的檔案分類方案，有利于檔案信息數(shù)字化軟件設(shè)計。

4　科學(xué)管理是充分發(fā)揮及全面提高氽業(yè)檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢和質(zhì)最的仃力保證

4．1　精心設(shè)計，軟件性能達到預(yù)定目標(biāo)

嚴格遵循國家檔案管理的規(guī)范與格式，從企業(yè)管理檔案的內(nèi)容和實際需要出發(fā)，設(shè)計建立檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)基本具備以下優(yōu)勢：先進性、安全性、經(jīng)濟性、可靠性、開放性、可擴展性、可管理性、規(guī)范性。

4．2　耐心細致，做好檔案數(shù)字化加工前處理工作

按照完善后的檔案分類方案，對各類檔案進行系統(tǒng)整理。過去已整理歸檔、有規(guī)可循、有目可查的檔案，可根據(jù)需要略作調(diào)整；對新形成的文件材料，按照規(guī)范進行分類整理；對補充收集的歷年遺漏文件，須在剔除重復(fù)件、確定類屬后，按成文時間，做好插卷或直接歸入該類屬之后。

數(shù)字化實行過程中，需要對各類檔案逐卷、逐件、逐頁檢查，凡缺頁、漏頁、錯號、重號等，均及時糾正。不合規(guī)范的頁面進行必要的修裱，為保障檔案信息數(shù)寧化加工質(zhì)量打下堅實的基礎(chǔ)。

4．3　界定檔案掃描范圍，節(jié)省儲存空間

為能夠更加快捷、準(zhǔn)確地提供有價值的檔案信息，應(yīng)結(jié)合企業(yè)以往檔案使用頻率高低等實際狀況，通過對庫藏檔案進行價值界定，來界定檔案掃描范圍，使檔案價值作用能夠得到充分發(fā)揮，這不僅緩解檔案系統(tǒng)存儲壓力，同時降低加工成本，檔案系統(tǒng)利用也更加方便、快捷。

4．4　群策群力，數(shù)字化建設(shè)項目成功運行

檔案信息數(shù)字化建設(shè)項目，從考察、調(diào)研，到項目確定；從招投標(biāo)，到項目實施；從軟件設(shè)計，到硬件配置；從檔案資源整合，到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)；從檔案前處理，到數(shù)字化掃描加工……最后通過成功運行后的使用證明，有了檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員可根據(jù)工作需要，隨時在終端上查到需要的信息，且速度快、信息準(zhǔn)確，再也無須到檔案部門翻閱實體檔案，省時省力；同時避免圖紙文件等原件遭受磨損，延長檔案的保管壽命。

本文作者：張靜

作者單位：合肥燃氣集團有限公司